هرگز براي انجام تمام کارهايمان، وقت کافي وجود ندارد و نخواهد داشت. در اين مجموعه، تکنيکهايي را فرا خواهيد گرفت تا بتوانيد کارهايي که هر روز بر سرتان ميريزد را به روش صحيح برنامهريزي کرده و با آن روبرو شويد.
مقدمه: از نظر ذهني خود را آماده کنيم
هيچوقت براي تمام کارهايي که بايد انجام دهيد فرصت کافي وجود ندارد. شما همواره در کار و مسؤليتهاي فردي و پروژهها؛ و کوهي از مجلهها و کتابهايي غرق شدهايد که خيال داريد يکي از همين روزها به محض اينکه کارهاي عقب افتاده را به روز رسانديد، به سراغشان برويد.
اما واقعيت اين است که هيچوقت نميتوانيد کارهاي عقبافتاده را به روز برسانيد. هيچوقت نميتوانيد بر وظايف دشوارتان غلبه کنيد. هيچوقت نميتوانيد آنقدر از کارها جلو بيفتيد که بتوانيد به سراغ تمام آن کتابها و مجلهها و سرگرميهايي که هميشه آرزويش را داشتهايد برويد.
اين فکر را هم از سرتان بيرون کنيد که ميتوانيد بهرهوري خودتان را بيشتر کنيد و مشکلاتي را که در زمينه مديريت زمان داريد برطرف سازيد. هر اندازه هم بر تکنيکهاي بهرهوري فردي مسلط باشيد، هميشه بيشتر از زماني که در اختيار داريد ، کارهايي هست که بايد انجام دهيد.
براي اينکه بتوانيد وقت و زندگي خود را تحت اختيار بگيريد، فقط يک راه وجود دارد، و آن هم تغيير نحوهي تفکر و کار و روبرو شدن با کارهايي است که هر روز بر سرتان ميريزد. کنترل شما بر کارها و فعاليتهايتان در حدي است که بتوانيد از انجام دادن بعضي از کارها دست بکشيد و در عوض کارهايي را شروع کنيد که واقعاً در زندگي شما تغييري ايجاد ميکنند. گاليله در جايي نوشته است: نميتوان به کسي چيزي را که نميداند ياد داد. فقط ميتوان او را از آنچه ميداند آگاه کرد.
هيچ شکي نيست که بعضيها از بقيه بهتر عمل ميکنند، زيرا کارها را به روش متفاوتي پيش ميبرند و کار درست را با روش درست انجام ميدهند. بخصوص از وقتشان بسيار بهتر از آدمهاي معمولي استفاده ميکنند. رمز هر موفقيت بزرگ در زندگي اين است که بتوانيد ذهنتان را تمام و کمال روي مهمترين کاري که داريد متمرکز کنيد، آن را درست انجام دهيد و به طور کامل به پايان برسانيد.
حتماً شما هم مثل بيشتر مردم دچار زيادي کار و کمي وقت هستيد. در حالي که تلاش ميکنيد کارهاي عقبافتاده را به روز برسانيد، کارها و وظايف جديد مثل امواج به سوي شما ميآيند. به همين دليل هرگز نميتوانيد تمام کارهايي را که به عهده داريد انجام بدهيد. هيچوقت نميتوانيد کارهايتان را به روز برسانيد. هميشه در بعضي از کارها و وظايف، و احتمالاً در بيشتر آنها، از برنامه عقب خواهيد بود.
هر انساني که بتواند خود را عادت بدهد که کارها را به وضوح اولويتبندي کند و کارهاي مهم را سريعتر از بقيهي کارها انجام دهد، ميتواند به اندازه چند دور ميدان مسابقه، از نابغهاي که زياد حرف ميزند و نقشههاي عالي ميکشد اما کمتر کاري را به انجام ميرساند جلو بيفتد.
اگر اولين کار هر روز شما اين باشد که سختترين کار را اول از همه انجام دهيد، مطمئناً بقيه روزتان را مي توانيد براحتي سپري کنيد زيرا سختترين کار آن روز را پشت سر گذاشتهايد.
پس نکته بسيار مهم در انجام کارها اين استکه: اگر دو کار مهم در مقابل خود داريد، اول با کار بزرگتر و سختتر و مهمتر شروع کنيد. خود را موظف کنيد که بدون معطلي دست به کار شويد و ابتدا کار اول را به پايان برسانيد و سپس کار بعدي را شروع کنيد.
اصلاً فايدهاي ندارد که بنشينيد و مدت زيادي به کار سخت و مهم فکر کنيد. رمز رسيدن به سطوح عالي کارآيي و بهرهوري اين است که عادت هر روز شما اين شود که هر روز قبل از انجام دادن هر کار ديگري، مهمترين و سختترين کار را شروع کنيد و به پايان برسانيد. افراد موفق و تأثيرگذار کساني هستند که مستقيماً به سراغ کارهاي اصلي خود ميروند و خود را موظف ميسازند که به طور مداوم و با تمام هم و غم کار کنند تا آن کارها را به انجام برسانند.
«قصور در اجرا» يکي از بزرگترين مشکلات امروز سازمانهاست. بسياري از مردم فعاليت و جنب و جوش را با موفقيت اشتباه ميگيرند. مدام حرف ميزنند، مرتباً جلسات طولاني برگذار ميکنند و برنامههاي عالي طرح ميريزند. اما در تحليل نهايي هيچکس کار مفيدي انجام نميدهد و به نتايج دلخواه دست پيدا نميکند.
حداقل 95 درصد از موفقيت شما در زندگي و کار به وسيله عادتهاي مختلفي مقدر ميشود که به مرور زمان در خود ايجاد ميکنيد. عادت تعيين اولويتها، عادت غلبه بر سستي و تعلل و مداومت در انجام دادن مهمترين کار، يک مهارت ذهني و جسمي است. پس ميتوانيد اين عادت را از طريق تمرين و تکرار فرا بگيريد تا در ضمير ناخود آگاه شما حک شود و به صورت يک رفتار هميشگي در شما درآيد. همين که اين رفتار به عادت تبديل شد، عمل کردن به آن به طور خود به خود و به راحتي صورت ميپذيرد.
تمرين رمز تسلط بر هر نوع مهارتي است. خوشبختانه ذهن شما مثل عضله است و هر چه بيشتر آن را به کار بگيريد قويتر ميشود. با تمرين ميتوانيد هر رفتاري را ياد بگيريد و هر نوع عادتي را که دوست داريد يا لازم ميدانيد در خودتان پرورش دهيد.
براي پرورش عادت توجه و تمرکز به سه ويژگي کليدي نياز داريد که هر سه ياد گرفتني هستند. اين سه ويژگي عبارتند از: تصميمگيري، انضباط، اراده.
1) تصميم بگيريد عادت به انجام رساندن کارها را در خود بپرورانيد.
2) بايد خودتان را طوري منضبط کنيد که بتوانيد اصولي را که ميخواهيد ياد بگيريد بارها و بارها تمرين کنيد تا در آنها تسلط پيدا کنيد.
3) هر کاري را که انجام ميدهيد با عزم و اراده پشتيباني کنيد تا اينکه اين عادت در وجودتان حک شود و به يکي از اجزاي دائم شخصيت شما بدل گردد.
بايد مدام به فوايد و مزاياي اهل عمل بودن، سريع کار کردن و تمرکز داشتن بينديشيد. خود را همان شخصي تصور کنيد که کارهاي مهم را با سرعت، به خوبي، و پيگيرانه انجام ميدهد. تصوير ذهني شما از خودتان تآثير عميقي بر رفتار شما دارد.
خود را به صورت شخصي که ميخواهيد در آينده باشيد مجسم کنيد. همانطور که جيم کتکارت، سخنران حرفهاي ميگويد: «شما تبديل به همان شخصي ميشويد که تجسم ميکنيد.»
در مقالات بعدي به شما 21 روش و تکنيک آموزش داده خواهد شد که همگي ضروري و لازمند. با توجه به موقعيت و نوع کاري که ميخواهيد انجام دهيد، ميتوانيد روش(ها) مورد نظر را تعيين کنيد؛ با هر نظم و ترتيبي که در شرايط کنوني به نظرتان معقول ميرسد.
